Họp giao ban trực tuyến là gì? Cần chuẩn bị gì cho cuộc họp?

Khái niệm họp giao ban trực tuyến

Dưới đây là khái niệm về giao ban, họp giao ban, họp giao ban trực tuyến chi tiết nhất mà bạn có thể tham khảo.

Giao ban là gì?

Giao ban là thực hiện bàn giao lại nhiệm vụ cho người khác (hoặc nhóm người) trong phiên làm việc tiếp theo.

Họp giao ban là gì?

Họp giao ban (Progress Meetings) là cuộc gặp mặt của 2 hoặc nhóm người nhằm mục đích bàn bạc, đánh giá, xem xét công việc đã và đang thực hiện để đưa ra những quyết định, bàn giao công việc, nhiệm vụ trong thời gian tới.

Hình thức họp giao ban diễn ra thường xuyên, phổ biến tại bất kỳ đơn vị tổ chức nào nhất là các doanh nghiệp chuyên sản xuất, kinh doanh.

Họp giao ban trực tuyến là gì?

Họp giao ban trực tuyến là hình thức họp giao ban thông qua thiết bị hoặc phần mềm họp trực tuyến được kết nối qua internet giữa 2 hoặc nhiều địa điểm xa nhau.

Hiện nay có thể dùng nhiều thuật ngữ chuyên dụng để nói về họp giao ban trực tuyến như: họp từ xa, hội nghị truyền hình, hội nghị trực tuyến, họp trực tuyến.

Cách chuẩn bị cuộc họp giao ban trực tuyến hiệu quả nhất

Để cuộc họp giao ban trực tuyến diễn ra thuận lợi và thành công bạn cần chuẩn bị những yếu tố sau:

Lập kế hoạch cuộc họp

Nêu ra mục đích cuộc họp

Điều quan trọng nhất khi lập ra cuộc họp giao ban trực tuyến là mọi người phải biết lý do, mục đích của cuộc họp là gì. Ví dụ như: cập nhật tiến độ, xây dựng nhóm, ra quyết định, giải quyết vấn đề, chia sẻ ý tưởng hoặc cuộc họp đổi mới,…

Sau khi thiết lập được mục tiêu thì mới có thể bắt đầu quá trình tổ chức cho một cuộc họp thành công.

Mời đúng người

Hãy cân nhắc về các khách mời tham gia cuộc họp. Để cuộc họp hiệu quả hơn thì hãy mời những người có thể đưa ra những giá trị tốt, có khả năng đưa ra quyết định sáng suốt.

Hãy chắc chắn rằng bạn không mời những người không cần thiết đến cuộc họp nhé.

Xây dựng chương trình làm việc sơ bộ

Hãy lập ra kế hoạch của cuộc họp, timeline sẽ diễn ra. Bạn cần ghi rõ những mốc thời gian quan trọng để cuộc họp không bị thiếu sót nhé.

Khuyến khích người tham gia chuẩn bị trước

Bạn nên gửi tài liệu về cuộc họp cho những người tham gia trước đó vài ngày để họ có thời gian nghiên cứu, chuẩn bị để trao đổi một cách hiệu quả hơn. Hãy khuyến khích họ thêm vào câu hỏi hoặc đề xuất đóng góp cho cuộc họp.

Chỉ định vai trò cho người tham gia

Tiến hành phân công vai trò cho từng người tham gia sẽ giúp thúc đẩy 1 cuộc họp hiệu quả hơn. Khi đó mỗi người sẽ thấy mình là 1 trọng tâm và có trách nhiệm đóng góp cụ thể nhất.

Trang bị, setup phòng họp trực tuyến chất lượng

Để có thể thực hiện được một cuộc họp trực tuyến dù đơn giản hay chuyên nghiệp thì bạn cũng cần phải chuẩn bị những trang thiết bị cần thiết để setup một phòng họp chỉn chu hơn.

Bạn cần chuẩn bị những trang thiết bị sau:

• Bộ thiết bị họp trực tuyến gồm: Codec, camera, microphone, remote, bộ nguồn và dây cáp đi kèm
• Đường truyền mạng
• Màn hình hiển thị
• Một số thiết bị hỗ trợ khác như; Mic, loa, bộ khuếch đại, thiết bị lưu trữ, bảng điện tử

Trên đây là những thông tin chi tiết về họp giao ban trực tuyến và những điều cần chuẩn bị cho cuộc họp. Hy vọng bài viết đã cung cấp được nhiều thông tin hữu ích cho bạn đọc. Trân trọng!